Access es una de las propuestas de Microsoft para administración de bases de datos. La ayuda de Microsoft Access resume su aplicación así:"Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita. Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico. Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet".Al ingresar al programa el usuario se encontrará con una pantalla similar a la siguiente:
que le permite abrir una base de datos existente o crear una nueva.Crear la base de datos comercial. Para ello se tomará una base de datos en blanco:
Se observan los diferentes objetos que se pueden incluir (Tablas, consultas, formularios, informes, etc). Son de nuestro interés los dos primeros.Para crear la tabla producto, en vista de diseño, se procede de la siguiente forma:
En la figura se aprecia el nombre de cada una de las columnas o campos y el tipo de datos que contendrá. El campo referencia ha sido marcado como llave primaria (usando el icono llave de la barra de iconos). Por ser la clave automáticamente se ha determinado el valor indexado y si se quiere ser estricto debemos colocar como requerido este campo y no permitir longitud cero. Este campo es de tipo carácter de 4 posiciones. Es posible colocar valores predeterminados para ser tomados en el momento de inclusión de registros, al igual que se pueden definir las restricciones o reglas de validación para aquellos atributos o campos que lo requieran. La columna de descripción es opcional y sirve para documentar la base de datos.Para definir el nombre de la tabla, luego de capturada la información necesaria, se cierra la ventana de trabajo y aparece el siguiente cuadro de dialogo, donde se digita el nombre deseado, el cual debe ser consistente con la nomenclatura usada en el sistema:
Si se fuese a crear la tabla proveedor se tendría algo parecido a:
Se observa que la llave primaria es codprove. Además se ha utilizado un campo con tipo de campo fecha, para el cual se puede definir un formato especial según menú mostrado. Esto es posible hacerlo también con otro tipo de campos.Ya debe ser claro para quienes han seguido el curso que se presenta una llave foránea en la tabla producto (el campo prove) que se relaciona con la tabla de proveedores (llave primaria codprove). Es importante tener en cuenta que no es necesario que los campos tengan el mismo nombre, pero si lo es que tengan el mismo tipo de datos y con la misma longitud, cuando se precise definir.Esta relación se puede especificar en la siguiente forma:
que le permite abrir una base de datos existente o crear una nueva.Crear la base de datos comercial. Para ello se tomará una base de datos en blanco:
Se observan los diferentes objetos que se pueden incluir (Tablas, consultas, formularios, informes, etc). Son de nuestro interés los dos primeros.Para crear la tabla producto, en vista de diseño, se procede de la siguiente forma:
En la figura se aprecia el nombre de cada una de las columnas o campos y el tipo de datos que contendrá. El campo referencia ha sido marcado como llave primaria (usando el icono llave de la barra de iconos). Por ser la clave automáticamente se ha determinado el valor indexado y si se quiere ser estricto debemos colocar como requerido este campo y no permitir longitud cero. Este campo es de tipo carácter de 4 posiciones. Es posible colocar valores predeterminados para ser tomados en el momento de inclusión de registros, al igual que se pueden definir las restricciones o reglas de validación para aquellos atributos o campos que lo requieran. La columna de descripción es opcional y sirve para documentar la base de datos.Para definir el nombre de la tabla, luego de capturada la información necesaria, se cierra la ventana de trabajo y aparece el siguiente cuadro de dialogo, donde se digita el nombre deseado, el cual debe ser consistente con la nomenclatura usada en el sistema:
Si se fuese a crear la tabla proveedor se tendría algo parecido a:
Presionando el botón de relaciones se pueden seleccionar las diferentes tablas o consultas (representan las vistas en access) que se asociaran.
Para el caso, producto y proveedor. Basta con tratar de arrastrar el campo prove sobre el campo codprove de la tabla proveedor, en el cuadro siguiente, para que se pida la definición completa de la relación:
Los detalles a precisar se muestran en las dos figuras siguientes:
Si se desea controlar la integridad referencial (lo que generalmente es deseable), se debe seleccionar la opción y se habilitan dos posibilidades de manejo de la misma. Igualmente se pueden definir las combinaciones que se permiten.Al final se tendría algo así:
donde se ve claramente la cardinalidad de la relación (muchos a uno).
A esta altura si se quieren ingresar datos solo basta con presionar sobre la tabla en la ventana principal de access
Los detalles a precisar se muestran en las dos figuras siguientes:
Si se desea controlar la integridad referencial (lo que generalmente es deseable), se debe seleccionar la opción y se habilitan dos posibilidades de manejo de la misma. Igualmente se pueden definir las combinaciones que se permiten.Al final se tendría algo así:
donde se ve claramente la cardinalidad de la relación (muchos a uno).
A esta altura si se quieren ingresar datos solo basta con presionar sobre la tabla en la ventana principal de access
